Trong bối cảnh hậu đại dịch, những giải pháp cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp trở thành vấn đề được quan tâm hàng đầu. Một doanh nghiệp nếu biết cách tối ưu hóa nguồn vốn và sử dụng hợp lý thì sẽ hứa hẹn nhận được nhiều lợi ích tích cực. Với bài viết của akaBot, bạn sẽ dễ dàng tìm ra 18 giải pháp cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp hiệu quả cao nhất hiện nay.
Các loại chi phí doanh nghiệp hiện được chia thành 2 nhóm chi phí tách biệt sau:
- Chi phí giá vốn là chi phí gắn liền với hoạt động sản xuất hàng hóa/dịch vụ như: chi phí mua nguyên liệu, thuê nhà máy/cơ sở sản xuất, tiền lương nhân viên, tiền sửa chữa máy móc, thiết bị, tiền điện, nước hàng tháng..
- Chi phí hoạt động và quản lý doanh nghiệp là tất cả những chi phí phát sinh để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động suôn sẻ. Các chi phí này sẽ gồm: tiền lương cho các quản lý, khai thuế, bảo hiểm, pháp lý, các hoạt động bán hàng, tiếp thị, đi lại, giao tiếp, nghiên cứu, phát triển, thuê văn phòng, tiêu dùng văn phòng…
1. Ứng dụng công nghệ trong sản xuất và quản lý
Việc ứng dụng công nghệ trong sản xuất và quản lý là một trong những giải pháp cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp hiệu quả. Ví dụ, doanh nghiệp có thể tổ chức những cuộc họp trực tuyến, sử dụng các dịch vụ thanh toán trực tuyến miễn phí như PayPal, Venmo. Bên cạnh đó, Google Docs hoặc Trello – hai phần mềm quản lý tài liệu miễn phí – sẽ giúp doanh nghiệp có thể lưu trữ tài liệu và quản lý dự án hiệu quả.
Ngoài ra, việc vận dụng các giải pháp tự động hóa hứa hẹn giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí quản lý. Với các giải pháp này, các tác vụ thủ công có tính lặp đi lặp lại sẽ được thực hiện tự động, từ đó cải thiện năng suất làm việc và rút ngắn thời gian hơn. Điều này sẽ giúp quy trình của doanh nghiệp vận hành tiết kiệm hơn so với quy trình quản lý thủ công truyền thống.
2. Khuyến khích và phát triển khả năng làm việc đa nhiệm của nhân viên
Khả năng làm việc đa nhiệm của nhân viên hứa hẹn giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán cắt giảm chi phí một cách hiệu quả. Doanh nghiệp có thể tổ chức các chương trình đào tạo, bổ sung năng lực, tạo điều kiện để nhân viên phát huy tối đa khả năng bản thân.
Để thực hiện điều này, doanh nghiệp cần đánh giá lại kinh nghiệm, khả năng của nhân viên, từ đó có cơ sở giao cho họ đảm đương những nghiệp vụ phù hợp.
Với giải pháp cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp này, chất lượng nhân sự là yêu cầu tiên quyết. Đội ngũ nhân sự phải là nhóm có kỹ năng chuyên môn cùng khả năng đảm đương đa nhiệm. Nếu không, việc buộc họ đảm nhận cùng lúc các nghiệp vụ khác nhau sẽ khiến nhân viên gặp khó khăn, từ đó hiệu suất làm việc sẽ bị ảnh hưởng đáng kể.
3. Lập chiến lược phát triển khách hệ thống khách hàng mới theo nguyên lý Pareto
Nguyên lý Pareto (Quy luật 80/20) là chìa khóa giúp tiến hành các kế hoạch cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp hiệu quả. 80% lợi nhuận đến từ 20% khách hàng trung thành. Nếu tập trung vào đối tượng này, doanh nghiệp sẽ giảm được tiền quảng cáo, tiếp thị và đạt được hiệu quả kinh doanh lý tưởng. Thay vì tìm kiếm khách hàng mới, doanh nghiệp có thể đẩy mạnh phát triển hệ thống khách hàng mới từ những mối quan hệ cũ.
4. Đảm bảo an toàn lao động
Đảm bảo an toàn lao động là giải pháp doanh nghiệp có thể cắt giảm đáng kể một lượng chi phí phát sinh. Bởi nếu xảy ra tai nạn, ngoài việc ảnh hưởng trực tiếp đến nhân viên thì có thể doanh nghiệp sẽ phải chi trả thêm rất nhiều khoản phí như: phí bảo hiểm, thuốc thang, tiền phạt, án phí, chi phí xử lý khủng hoảng v.v…
Nếu có kế hoạch cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp, trước hết, ban lãnh đạo cần đảm bảo được an toàn lao động cho nhân viên. Ví dụ, doanh nghiệp có thể trang bị đồ bảo hộ để đảm bảo an toàn cho họ trong suốt quá trình làm việc. Hiện nay, các nhà thầu xây dựng tại Việt Nam đã luôn cung cấp các loại trang phục bảo hộ cho công nhân, đồng thời đề ra những quy định để giảm thiểu đến mức tối đa tai nạn.
Việc vận dụng giải pháp giảm chi phí cho doanh nghiệp này đòi hỏi ban lãnh đạo phải là người có tâm và có tầm, có thể lường trước những tình huống có thể xảy ra.
5. Tối ưu thủ tục và quy trình
Nếu muốn vận dụng giải pháp cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp, việc quản lý các quy trình được chuẩn hóa thông qua các văn bản, chứng từ, form mẫu, email hứa hẹn mang lại những lợi ích lý tưởng. Doanh nghiệp có thể áp dụng các công nghệ, ví dụ như RPA để tối ưu thủ tục và quy trình. Giải pháp này hứa hẹn rút ngắn thời gian, công sức và tiền bạc cho doanh nghiệp, đồng thời cải thiện hiệu suất và nâng cao chất lượng công việc.
6. Tối ưu chính sách lương thưởng
Chính sách đãi ngộ phù hợp được thực hiện dựa trên việc đánh giá năng lực nhân viên. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí khi thưởng đúng người, đúng việc, tránh tình trạng lãng phí. Giải pháp này giúp doanh nghiệp có thể giữ được nhân tài, đồng thời nâng cao năng lực lao động của họ, thúc đẩy hiệu quả kinh doanh.
Ngược lại, nếu chính sách không phù hợp sẽ gây ra phản ứng ngược, không khuyến khích nhân viên tiếp tục phát huy khả năng mà tạo sự chủ quan, trì trệ. Điều này vô tình gây ra chi phí lãng phí cho doanh nghiệp khi không khai thác được tối đa khả năng nhân viên.
7. Giảm chi phí văn phòng
Những chi phí văn phòng như mực in, giấy tờ, thư từ, bưu phí là con số nhỏ, nhưng nếu phát sinh liên tục trong thời gian dài sẽ trở thành gánh nặng cho doanh nghiệp. Nếu muốn cắt giảm chi phí, các loại chi phí văn phòng này nên được tinh giản đến mức tối đa.
Doanh nghiệp có thể chuyển sang hệ thống thanh toán hóa đơn kỹ thuật số, giúp lưu trữ mọi thủ tục trên hệ thống, dễ dàng tìm kiếm khi cần. Ngoài ra, các báo cáo, tổng kết nên gửi qua mail để dễ dàng đọc và quản lý, thay vì phải in ra.
Việc ngừng dịch vụ điện thoại cố định sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí vào cuối tháng. Hãy khuyến khích nhân viên trao đổi qua email hoặc các nền tảng ứng dụng hỗ trợ chức năng trò chuyện. Tuy là hành động nhỏ nhưng việc giảm chi phí văn phòng hứa hẹn là giải pháp cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp hiệu quả.
8. Giảm thiệt hại cho các thiết bị
Trong kế hoạch cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp, việc giảm thiệt hại cho các thiết bị cũng là giải pháp có thể cân nhắc. Nếu muốn thực hiện giải pháp này, doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng các thiết bị nếu không muốn hoạt động sản xuất bị ảnh hưởng khi vấn đề hư hỏng xảy ra. Giải pháp này giúp doanh nghiệp có thể nắm rõ tình trạng của thiết bị trong quy trình và kịp thời đưa ra những sửa chữa, can thiệp nếu cần thiết.
9. Tìm kiếm nhà cung cấp tốt nhất
Hầu hết mọi nhà cung cấp đều sẵn sàng ngồi lại thương lượng giá cả. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tận dụng việc này để bàn bạc, có được cái giá phù hợp nhất. Hoặc không, thay vì lựa chọn hợp tác cùng những nhà cung cấp lớn, doanh nghiệp có thể lựa chọn tìm những nhà cung cấp có quy mô nhỏ nhưng có chất lượng tương đồng.
Trong quá trình tìm kiếm, doanh nghiệp cần cân nhắc dựa trên những tiêu chí mà mình đặt ra, bao gồm dịch vụ, chất lượng hàng hóa và chi phí, đây là giải pháp hứa hẹn giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí.
10. Thực hiện các biện pháp khuyến khích nhân viên cắt giảm chi phí trong dài hạn
Để đẩy mạnh kế hoạch cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp, ban lãnh đạo có thể áp dụng các chính sách khuyến khích nhân viên thực hiện tiết kiệm chi phí trong một khoảng thời gian cụ thể. Việc này sẽ thúc đẩy tinh thần tự làm việc hiệu quả, hạn chế tai nạn lao động và thiệt hại. Điều này sẽ hạn chế tình trạng người quản lý phải chịu trách nhiệm toàn bộ trong việc cắt giảm chi phí.
Với giải pháp cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp này, ban lãnh đạo có thể tận dụng số tiền có thể tiết kiệm được để tái đầu tư hoặc trích ra để khen thưởng nhân viên. Điều này hứa hẹn khuyến khích họ có thêm động lực để tiết kiệm tài nguyên, vật liệu, từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm được phần lớn chi phí.
Tuy nhiên, giải pháp này chỉ có thể thực hiện được khi ban lãnh đạo có thể quán triệt triệt để tư tưởng tiết kiệm trong đội ngũ nhân viên, nếu không sẽ khó có thể triển khai một cách hoàn toàn.
11. Tối ưu chi phí marketing
Nếu muốn cắt giảm chi phí trong doanh nghiệp nhưng vẫn giữ được giá trị thương hiệu, chất lượng sản phẩm, doanh nghiệp cần có kế hoạch tối ưu chi phí marketing hiệu quả. Với giải pháp này, doanh nghiệp có thể sử dụng những kênh quảng bá sản phẩm rẻ hơn, chẳng hạn như đặt bảng quảng cáo ngoài trời. Quảng cáo ngoài trời vừa có thể giúp doanh nghiệp tiếp cận được khách hàng cả ngày lẫn đêm, đồng thời giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp một cách tối ưu.
12. Tối giản hoá bộ máy quản lý doanh nghiệp
Một doanh nghiệp với bộ máy phân chia nhiều cấp bậc rõ ràng gây ra những sự lãng phí về nhân công, lương thưởng. Điều này khiến quy trình của nội bộ trở nên rườm rà, tốn nhiều thời gian và công sức hơn cả.
Nếu muốn lập kế hoạch cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp, ban lãnh đạo cần xây dựng bộ máy nội bộ tối giản, ít phân chia. Điều này hứa hẹn giúp quy trình hoạt động diễn ra trơn tru, tránh tình trạng chồng chéo, tiết kiệm được lượng lớn chi phí nhân sự.
13. Thuê ngoài các hoạt động không chủ chốt
Nếu khối lượng công việc phát sinh đột ngột nhưng doanh nghiệp vẫn chưa sẵn sàng chi thêm một số tiền nhất định cho nhân viên mới? Lúc này, việc thuê nhân viên ngoài là một giải pháp giảm chi phí cho doanh nghiệp ban lãnh đạo có thể cân nhắc.
Việc thuê nhân viên ngoài hứa hẹn giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí, bởi doanh nghiệp chỉ cần trả tiền dựa trên việc họ làm. Ngoài ra, việc thuê ngoài giúp doanh nghiệp tránh khỏi những vấn đề liên quan đến thuế tiền lương hoặc phải tìm cho họ vị trí phù hợp.
14. Thay đổi cách giao tiếp trong doanh nghiệp
Một số tiền phải chi mỗi tháng cho việc thuê văn phòng, tiện ích văn phòng và quản lý có thể khiến doanh nghiệp hao tổn lượng lớn chi phí. Thế nên, doanh nghiệp có thể thúc đẩy việc cắt giảm chi phí thông qua việc cho phép nhân viên tham gia các cuộc họp từ xa qua các nền tảng gọi video miễn phí.
Với các nền tảng công nghệ hiện đại, chất lượng của họp video không quá khác biệt so với họp truyền thống. Doanh nghiệp có thể cho nhân viên làm quen với hình thức họp online, sau đó tăng từ 10% lên 20%, 30% hoặc 50%.
15. Loại bỏ những sản phẩm không bán chạy
Thẳng tay loại bỏ các sản phẩm không bán chạy sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được tiền lưu kho, bên cạnh chi phí phát triển và tiếp thị. Với giải pháp cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp này, doanh nghiệp có thể giải phóng nguồn hàng tồn, tập trung vào đẩy mạnh tiếp thị những sản phẩm tiềm năng. Tuy nhiên, ban lãnh đạo phải là người có thể quản lý sát sao tình hình lợi nhuận để kịp thời đưa ra các điều chỉnh.
16. Xem xét cho nhân viên làm việc từ xa
Với các nền tảng công nghệ hiện đại, sự khác biệt giữa làm trên văn phòng và làm việc từ xa khó có thể nhận thấy. Nếu muốn đẩy mạnh kế hoạch cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp, ban lãnh đạo có thể cho nhân viên làm việc từ xa, chỉ lên văn phòng khi cần thiết.
Giải pháp này giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí thuê văn phòng, chi phí chi trả cho các tiện ích, giấy tờ, điện nước, mạng internet. Đối với nhân viên, làm việc từ xa giúp họ tiết kiệm được thời gian đi lại, chi phí xăng, xe, ăn uống (nếu có).
Tuy nhiên, nếu muốn vận dụng giải pháp này, ban lãnh đạo phải là người thành thạo về công nghệ, có khả năng quản lý tốt. Ngoài ra, họ phải liên tục theo sát tiến độ công việc, kịp thời đưa ra các điều chỉnh khi cần.
17. Tuyển dụng chọn lọc
Doanh nghiệp có thể tuyển dụng nhân sự tốt để giảm thiểu chi phí tuyển dụng. Để thực hiện, doanh nghiệp cần xây dựng lộ trình tuyển dụng phù hợp, dễ dàng chọn lọc ứng viên, rút ngắn thời gian tuyển dụng và đào tạo lại (nếu cần).
Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ tốn thời gian để xây dựng được phương án tuyển dụng phù hợp. Và ngược lại, nguồn nhân sự chất lượng cao hứa hẹn mang đến những lợi ích lý tưởng cho doanh nghiệp, giúp thúc đẩy hiệu quả kinh doanh. Đây là điều chắc chắn xứng đáng với những gì doanh nghiệp đầu tư vào họ.
18. Giảm chi tiêu tài chính, bảo hiểm
Với giải pháp cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp này, ban lãnh đạo cần xem xét kỹ lưỡng các hợp bảo hiểm, tài khoản tài chính. Lúc này, doanh nghiệp cần so sánh các nhà cung cấp bảo hiểm để có thể có được điều khoản phù hợp nhất. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên tiến hành phân tích kỹ càng chi phí, lợi ích để tránh những khoản nợ không đáng có.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể tính toán các chi phí kinh doanh để giảm nợ thẻ tín dụng. Đây không phải là cách nhanh chóng hoặc dễ dàng giúp cắt giảm chi phí, nhưng lại là cách thông minh giúp doanh nghiệp có được tài chính vững mạnh về lâu dài.
Rõ ràng, các giải pháp cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích hơn những gì có thể trông đợi. Trong bối cảnh hậu đại dịch, tiết kiệm chi phí lại một lần nữa trở thành vấn đề được mọi doanh nghiệp ưu tiên hàng đầu