Hiện nay, việc phát triển một hệ thống quản lý tinh gọn (lean management) được coi là lựa chọn tối ưu cho các nhà lãnh đạo, giúp họ nhanh chóng tối ưu hóa hiệu suất làm việc, thu được lợi nhuận lớn, loại bỏ các yếu tố gây lãng phí và không tạo ra giá trị đối với doanh nghiệp.
Quản lý tinh gọn là gì? Những nguyên tắc chính trong quản lý tinh gọn
Quản lý tinh gọn là gì?
Quản lý tinh gọn là một phương pháp tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp, bằng việc tối ưu việc sử dụng các nguồn lực để đạt hiệu suất cao nhất trong mức chi phí thấp nhất.
Mục tiêu của mô hình này là giảm thiểu các yếu tố dư thừa về tiền bạc, thời gian, lao động,.. nhằm tối giản các quy trình tổ chức, tối đa hóa việc sử dụng nguồn lực, rút ngắn chu kỳ sản xuất và cung cấp dịch vụ kịp thời, đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng mà không gây lãng phí.
Lịch sử hình thành
Quản lý tinh gọn được phát triển bởi tập đoàn sản xuất ô tô Toyota của Nhật Bản vào những năm 1950.
Giai đoạn hình thành (1930-1950)
Những ý tưởng cơ bản của quản lý tinh gọn đã bắt đầu hình thành từ những năm 1930, khi Sakichi Toyoda là nhà sáng lập Toyota bắt đầu nghiên cứu về việc cải tiến sản xuất. Ông đã phát triển một số công cụ và kỹ thuật, chẳng hạn như hệ thống Kanban, nhằm giảm thiểu lãng phí và nâng cao hiệu quả sản xuất.
Giai đoạn phát triển (1950-1990)
Trong những năm 1950, Toyota đã bắt đầu áp dụng các ý tưởng của Sakichi Toyoda vào thực tiễn sản xuất. Công ty đã đạt được những thành công đáng kể, giúp Toyota trở thành một trong những nhà sản xuất ô tô hàng đầu thế giới.
Vào những năm 1970, các nhà nghiên cứu tại Viện Công nghệ Massachusetts đã bắt đầu nghiên cứu về phương pháp sản xuất của Toyota. Họ đã chính thức hóa thuật ngữ “lean manufacturing” và phổ biến phương pháp này ra thế giới.
Giai đoạn phổ biến (1990-nay)
Trong những năm 1990, quản lý tinh gọn đã trở nên phổ biến trên toàn thế giới. Phương pháp này đã được áp dụng thành công trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm sản xuất, dịch vụ, bán lẻ, chăm sóc sức khỏe,…
Ngày nay, quản lý tinh gọn là một trong những phương pháp quản lý hiệu quả nhất hiện nay. Phương pháp này đã giúp các doanh nghiệp cải thiện hiệu suất, giảm chi phí và nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ.
Lịch sự ra đời của quản lý tinh gọn xuất phát từ công ty Toyota
Lợi ích của quản lý tinh gọn
Quản lý tinh gọn có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như sản xuất, dịch vụ, chăm sóc sức khỏe, giáo dục,.. Nó đã được chứng minh là có hiệu quả trong việc cải thiện hiệu quả, năng suất, chất lượng và sự hài lòng của khách hàng. Dưới đây là một số lợi ích cụ thể của quản lý tinh gọn:
- Tăng hiệu quả và năng suất của doanh nghiệp
- Tập trung vào việc mang lại giá trị cho khách hàng, nâng cao sự hài lòng của khách hàng
- Giảm chi phí bằng cách loại bỏ lãng phí như các chi phí tiền bạc, nhân công, thời gian,…
- Tăng cường sự gắn kết của nhân viên bằng cách tạo ra một môi trường làm việc nơi nhân viên có thể phát huy hết khả năng của mình.
Những nguyên tắc chính trong quản lý tinh gọn
Để triển khai hệ thống quản lý tinh gọn hiệu quả, nhà lãnh đạo có thể áp dụng 5 nguyên tắc chính sau
Loại bỏ lãng phí
Để loại bỏ lãng phí, mọi hoạt động không mang lại giá trị gia tăng cho sản phẩm cuối cùng cần phải được loại bỏ ngay lập tức. Giá trị chỉ thực sự được tạo ra khi người tiêu dùng có sẵn lòng chi trả cho các hoạt động của doanh nghiệp tạo ra.
Doanh nghiệp cần liên tục nâng cao giá trị bằng cách sản xuất sản phẩm và cung cấp dịch vụ đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Hãy loại bỏ
- Lãng phí do sản phẩm hoặc dịch vụ gây ra các vấn đề như chất lượng thấp, tính năng không cần thiết, đóng gói quá mức,..
- Lãng phí do quy trình kinh doanh gây ra như thời gian chờ đợi, thủ tục phức tạp, thiếu thông tin,…
Loại bỏ những lãng phí giúp tiết kiệm chi phí, nhân lực,.. tối ưu hóa quy trình sản xuất
Phân tích và lập sơ đồ chuỗi giá trị
Sơ đồ giá trị là một chuỗi thu thập và phân tích thông tin cũng như các tài nguyên cần thiết để đưa một sản phẩm hoặc dịch vụ đến tay khách hàng. Khi bạn đã kiểm soát được chuỗi giá trị của mình, đảm bảo mọi nhóm vẫn hoạt động một cách hiệu quả, quá trình này có thể cần nhiều thời gian để duy trì.
Việc phát triển một sản phẩm, dịch vụ thường liên quan đến sự liên kết giữa các bộ phận. Tình trạng tắc nghẽn, gián đoạn có thể xảy ra vào bất kỳ thời điểm nào. Có thể giải quyết bằng cách phân chia nhiệm vụ thành các phần nhỏ hơn và trực quan hóa quy trình làm việc, bạn có thể dễ dàng phát hiện và loại bỏ những lãng phí trong quy trình.
Quy trình sản xuất phải liên tục
Sau khi doanh nghiệp đã xác định và thiết lập lưu đồ giá trị cho một sản phẩm hay dịch vụ cụ thể, các hoạt động loại bỏ lãng phí sẽ diễn ra một cách dần dần. Hãy để quá trình sản xuất sản phẩm sẽ trở thành một dòng chảy liên tục, không bị gián đoạn bởi bất kỳ nguyên nhân nào.
Hãy tạo ra quy trình sản xuất liên tục
Để đạt được điều này, người lãnh đạo cần phối hợp chặt chẽ giữa các công đoạn thủ công và các thao tác của máy móc và thiết bị. Khi đó, sản phẩm cuối cùng sẽ luôn được xử lý một cách trơn tru, tạo điều kiện cho quá trình sản xuất liên tục và hiệu quả.
Sản xuất kéo
Sản xuất kéo (Pull production) là một phương pháp sản xuất dựa trên nhu cầu của khách hàng, thay vì sản xuất trước và lưu trữ trong kho.
Doanh nghiệp nên tập trung sản xuất sản phẩm dựa trên nhu cầu thực tế của người tiêu dùng thay vì tạo ra “dự phòng”, gây ra tình trạng dư thừa và lãng phí nhân lực. Hàng tồn kho thường được xem là nguyên nhân chính gây lãng phí.
Do đó, quan trọng là doanh nghiệp thực hiện nghiên cứu thị trường hoặc khảo sát ý kiến của khách hàng trước, nhằm cung cấp sản phẩm và dịch vụ với lượng vừa đủ. Điều này giúp tránh tình trạng tồn kho lớn, giảm chi phí lưu trữ và hạn chế chi phí thanh lý sau này.
Cải tiến quy trình liên tục
Quản trị tinh gọn là quá trình không ngừng hướng đến sự đổi mới, nhằm tối đa hóa hiệu quả cho các công ty. Do đó, sau mỗi chu kỳ hoạt động hoặc trong quá trình triển khai, các nhà lãnh đạo cần tìm kiếm phương pháp tối ưu nhất trước khi thực hiện, và sau đó đánh giá lại kết quả. Bằng cách này, việc liên tục tổng hợp và cập nhật xu hướng mới sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ nâng cao hiệu quả mà còn tăng cường chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
Hãy luôn cải tiến quá trình sản xuất liên tục
Quản lý tinh gọn là một phương pháp quản lý hiệu quả giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí, nhưng nó cũng có những điều cần lưu ý để triển khai thành công. Doanh nghiệp cần có một kế hoạch triển khai cụ thể, phù hợp với thực tế của doanh nghiệp. Áp dụng quản lý tinh gọn đòi hỏi thời gian và nỗ lực. Doanh nghiệp cần kiên nhẫn và tiếp tục cải tiến liên tục để đạt được hiệu quả cao nhất.