Với bất kỳ một tổ chức nào, dù là doanh nghiệp tư nhân hay cơ quan nhà nước, trường học hay bệnh viện,… thì bài toán quản trị sao cho hiệu quả vẫn luôn làm các nhà quản lý phải đau đầu. Có lẽ vì vậy mà người ta thường ví quản trị là sự kết hợp giữa khoa học và nghệ thuật. Trong bài viết hôm nay, chúng tôi chia sẻ với bạn đọc về hai vấn đề muôn thuở nhưng không bao giờ cũ trong quản trị là hiệu suất và hiệu quả.
1. Khái niệm
Trước hết, để có thể triển khai vấn đề một cách rõ ràng, chúng ta hãy bắt đầu từ khái niệm của hiệu quả và hiệu suất. Có nhiều khái niệm cũng như cách định nghĩa khác nhau, nhưng tựu chung lại, ta có thể hiểu như thế này:
- Hiệu quả quan tâm tới kết quả đạt được trên những mục tiêu đề ra, là làm đúng việc cần phải làm.
- Hiệu suất là đạt được mục tiêu với chi phí thấp nhất có thể, là làm việc đúng cách.
Nếu minh họa hai khái niệm này bằng công thức, ta sẽ có:
- Hiệu quả = Kết quả / Mục tiêu
- Hiệu suất = Kết quả / Chi phí
Tóm lại, cơ sở đánh giá của hiệu quả là mức độ thực hiện/đạt được các mục tiêu, còn cơ sở đánh giá của hiệu suất sẽ là cách thức thực hiện các mục tiêu đó.
2. Mối liên hệ giữa hiệu quả, hiệu suất và quản trị
Trong quá trình quản lý và vận hành một tổ chức, với nguồn lực đầu vào hữu hạn trong tay (như tài chính, máy móc, nhân sự,,…), các nhà quản trị luôn tìm cách làm sao để tối thiểu hóa chi phí mà vẫn đạt được đầu ra cần thiết, tránh lãng phí và thất thoát nguồn lực. Hay nói cách khác là nâng cao hiệu suất.
Bên cạnh đó, chỉ hiệu suất thôi thì chưa đủ. Các nhà quản trị cũng phải đảm bảo các công việc được thực hiện sao cho đạt được mục tiêu của tổ chức. Vì vậy, họ còn phải quan tâm đến hiệu quả.
3. Cải thiện hiệu suất và nâng cao hiệu quả trong quản trị
Để một tổ chức có thể không ngừng lớn mạnh và phát triển bền vững, thì yếu tố hiệu quả hay hiệu suất đều không thể bị xem nhẹ. Một nhà quản trị giỏi cần có khả năng dung hòa để thực hiện các công việc sao cho vừa đạt hiệu quả vừa có hiệu suất cao. Vậy phải làm thế nào?
Đầu tiên, để nâng cao hiệu quả, ta luôn phải đảm bảo làm đúng việc. Yêu cầu này có thể tách ra thành hai nhiệm vụ nhỏ là “Xác định đúng” và “Thực hiện đúng”. Điều này đòi hỏi nhà quản trị cần có tầm nhìn và hiểu biết sâu rộng, đưa ra được những lựa chọn chính xác về “mục tiêu đúng” để hướng tới mục tiêu chung của tổ chức. Xác định tốt mục tiêu và hoàn thành nó sẽ giúp tổ chức đi đúng hướng.
Tiếp theo, để cải thiện hiệu suất, ta phải làm đúng phương pháp (đúng cách). Sau khi xác định được đúng mục tiêu, nhà quản trị phải suy nghĩ và tìm hiểu xem làm thế nào để thực hiện công việc đó với chi phí bỏ ra là thấp nhất.
Ở phương diện này, trái với việc phải “tự thân vận động” xác định mục tiêu như trên, nhà quản trị có rất nhiều sự lựa chọn khác nhau để cải thiện hiệu suất. Các tiến bộ khoa học công nghệ cùng với sự bùng nổ của internet, công nghệ số,… sáng tạo ra rất nhiều các công cụ hữu ích giúp việc thực hiện công việc trở nên dễ dàng hơn, nhanh hơn và tiết kiệm hơn nhiều. Đơn cử, khi quản lý và vận hành doanh nghiệp, mọi quy trình, công việc, giấy tờ, các báo cáo,… đều có thể được quản lý, thực hiện, lưu trữ và phân tích đúng cách bằng việc ứng dụng phần mềm, Doanh nghiệp có thể thực hiện Kết nối mọi người, mọi hoạt động để cùng làm việc Nhanh hơn, Linh hoạt hơn, tiết kiệm hơn. Với việc ứng dụng thành công giải pháp phần mềm ERP doanh nghiệp đã trả lời được câu hỏi “Làm như thế nào?” dẫn đến cải thiện được hiệu suất. Tiếp theo, thông tin trong hệ thống ERP qua quá trình vận hành đến lượt nó đem lại cho nhà quản trị giá trị vô cùng to lớn để trả lời câu hỏi “Làm cái gì?” dẫn đến nâng cao hiệu quả.
Trên thực tế, quản trị sao cho vừa đạt hiệu quả vừa có hiệu suất cao không phải là một yêu cầu dễ dàng. Tuy nhiên, đây lại là bài toán mà một nhà quản trị giỏi bắt buộc phải giải vì nếu thiếu bất kỳ yếu tố nào trong hai yếu tố hiệu quả và hiệu suất, tổ chức cũng không thể lớn mạnh và phát triển bền vững. Trên thực tế, để nâng cao hiệu quả và cải thiện hiệu suất, các nhà quản trị thông minh thường áp dụng các công cụ hỗ trợ để cùng lúc tương tác qua lại giúp trả lời được rõ ràng hai câu hỏi: “Làm cái gì?” và “Làm như thế nào?”.